ISO 9001:2026 Wissen der Organisation: bewahren, anwenden, teilen

Was sich ändert

Die Änderung klingt redaktionell, hat aber eine klare Richtung: Ein Wiki, das niemand nutzt, erfüllt 7.1.6 nicht mehr. Entscheidend ist, dass Wissen bei Personalwechseln erhalten bleibt, in der Arbeit tatsächlich genutzt wird und zwischen Personen und Bereichen fließt. Der neue Bezug auf die beabsichtigten Ergebnisse des QM-Systems macht zudem deutlich, dass nicht jedes Wissen gleich wichtig ist: Vorrang hat das Wissen, ohne das Qualität, Liefertreue oder Kundenzufriedenheit leiden würden.

Welches Wissen gemeint ist

Gemeint ist das Wissen, das die Organisation braucht, um ihre Prozesse durchzuführen und konforme Produkte und Dienstleistungen zu liefern. Es ist spezifisch für Ihr Unternehmen und entsteht meist aus Erfahrung. Typische Beispiele:

• Erfahrungen aus Reklamationen, Fehlern und Projekten, die nicht im Lehrbuch stehen,
• Einstellwerte, Kniffe und Prüfmethoden einzelner Fachkräfte,
• Kundenspezifisches Wissen über Erwartungen, Ansprechpartner und Besonderheiten,
• Wissen über Lieferanten und deren Stärken und Schwächen,
• externes Wissen aus Normen, Konferenzen, Kunden und Fachliteratur.

So setzen Sie 7.1.6 um

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   Kritisches Wissen bestimmen

   Fragen Sie je Prozess: Welches Wissen fehlt uns, wenn diese Person morgen geht? Konzentrieren Sie sich auf die Antworten mit großer Auswirkung auf die Ergebnisse.

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   Bewahren

   Halten Sie kritisches Wissen fest, etwa in Arbeitsanweisungen, Lessons-learned-Einträgen, Checklisten oder Videos, oder sichern Sie es über Stellvertretungen ab.

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   Anwenden

   Sorgen Sie dafür, dass das Wissen dort ankommt, wo gearbeitet wird: in der aktuellen Anweisung, in der Einarbeitung, in der Prüfung.

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   Teilen

   Schaffen Sie feste Anlässe für Austausch, etwa Fehlerbesprechungen, Projektabschlüsse oder Fachrunden, und machen Sie Wissen durchsuchbar.

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   Bei Abgängen handeln

   Planen Sie bei Kündigungen und Ruhestand eine strukturierte Übergabe. Das ist der häufigste Moment, in dem Wissen verloren geht.

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   Wirksamkeit prüfen

   Achten Sie auf Hinweise wie wiederkehrende Fehler nach Personalwechseln oder lange Einarbeitungszeiten und besprechen Sie sie in der Managementbewertung.

Ein Beispiel aus der Praxis

Ein Hersteller von Spritzgussteilen hat eine erfahrene Einrichterin, die seit zwanzig Jahren weiß, welche Werkzeuge bei feuchter Witterung nachjustiert werden müssen. Dieses Wissen steht in keiner Anweisung. Als sie in Teilzeit wechselt, steigt der Ausschuss an zwei Maschinen.

Nach 7.1.6 hätte das Unternehmen das Wissen vorher als kritisch erkennen müssen. Ein sinnvoller Weg: Die Einrichterin dokumentiert die wichtigsten Einstellregeln gemeinsam mit der Qualitätsabteilung, ein Kollege lernt sie im Tandem an, und die Regeln fließen in die Arbeitsanweisung ein. Nach drei Monaten zeigt die Ausschussquote, ob das Wissen tatsächlich angewendet wird. Genau diese Kette aus Bewahren, Anwenden, Teilen und Prüfen verlangt die neue Formulierung.

Nachweise für das Audit

• eine Übersicht über kritisches Wissen je Prozess oder Rolle,
• Lessons-learned-Einträge aus Reklamationen, Abweichungen und Projekten,
• Einarbeitungspläne und Übergabeprotokolle bei Personalwechseln,
• Nachweise, dass Wissen genutzt wird, etwa aktualisierte Anweisungen nach einer Erkenntnis,
• Interviews: Beschäftigte wissen, wo sie Wissen finden und wie sie Erfahrungen weitergeben.

Typische Fehler

• 7.1.6 mit der Schulungsplanung nach 7.2 gleichsetzen. Kompetenz betrifft Personen, Wissen die Organisation.
• Ein Wissensportal einführen, aber keine Anlässe schaffen, es zu füllen und zu nutzen.
• Erkenntnisse aus CAPAs nicht in Anweisungen und Einarbeitung übertragen.
• Abgänge erfahrener Beschäftigter erst bemerken, wenn Fehler auftreten.

Umsetzung in docxpert

Freigegebene Dokumente sind in docxpert zentral auffindbar, und der KI-Wissensassistent beantwortet Fragen auf Grundlage Ihrer Dokumente mit Quellenangabe. So wird bewahrtes Wissen schneller angewendet. Erkenntnisse aus dem CAPA-Management fließen über das Änderungsmanagement in Anweisungen ein.

Die Vorlage „Kompetenz, Schulung & Bewusstsein“ enthält für die Ausgabe 2026 einen Abschnitt zu Bewusstsein und Organisationswissen. Einarbeitung und Unterweisungen belegen Sie im Schulungsmanagement. Im Umstellungsbereich gehört 7.1.6 zum Schritt „Bewusstsein“; einen Überblick über alle Änderungen gibt der Umstellungscheck.