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Wissen ist da – nur schwer zu finden
Ein gewachsenes Managementsystem umfasst schnell hunderte Dokumente: Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen, Richtlinien, Formulare. Die Antwort auf eine konkrete Frage steckt oft in Abschnitt 6.2 eines Dokuments, dessen Titel niemand mehr kennt. Also wird gefragt – die QM-Leitung, die Kollegin, die schon länger da ist.
Das kostet Zeit und birgt ein Risiko: Mündliche Auskünfte sind nicht immer aktuell. Ein Wissensassistent, der direkt auf die gültigen Dokumente zugreift und die Quelle nennt, macht das Managementsystem zum Nachschlagewerk, das wirklich genutzt wird.
So funktioniert der Wissensassistent
- 1
Frage stellen
In natürlicher Sprache, auf Deutsch oder Englisch – so, wie Sie eine Kollegin fragen würden.
- 2
Relevante Stellen finden
Eine semantische Suche findet passende Abschnitte, auch wenn andere Begriffe verwendet werden. Berücksichtigt werden nur Dokumente, auf die Sie Zugriff haben, und nur deren aktuell freigegebene Versionen.
- 3
Antwort mit Quellen
Die KI formuliert eine Antwort auf Basis der gefundenen Stellen und nennt die Quelldokumente mit Version. Ein Klick öffnet das Dokument.
- 4
Nachfragen
Im Verlauf können Sie nachhaken oder den Kontext präzisieren. Ihr persönlicher Fragenverlauf bleibt erhalten.
Funktionen im Überblick
Typische Fragen aus der Praxis
| Bereich | Beispielfrage |
|---|---|
| Produktion | Was muss ich tun, wenn das Prüfmittel an der Linie nicht kalibriert ist? |
| Einkauf | Ab welcher Bewertung wird ein Lieferant gesperrt? |
| Personal | Welche Schulungen braucht eine neue Mitarbeiterin in der Endkontrolle? |
| IT-Sicherheit | Wie melde ich einen Verdacht auf einen Phishing-Angriff? |
| Arbeitsschutz | Wo stehen die Erste-Hilfe-Regeln für den Umgang mit Gefahrstoffen? |
| Audit-Vorbereitung | Wo ist geregelt, wie wir mit veralteten Dokumenten umgehen? |
Beispiel: Einarbeitung in der Endkontrolle
Ein neuer Mitarbeiter in der Endkontrolle hat in seiner ersten Woche viele Fragen: Was tun bei einem Grenzmuster? Wer entscheidet über Sonderfreigaben? Wo wird ein gesperrtes Teil gekennzeichnet? Statt jedes Mal die Schichtleitung zu suchen, fragt er docxpert. Die Antworten verweisen auf die Prüfanweisung, die Verfahrensanweisung für nichtkonforme Produkte und das Formular für Sonderfreigaben – jeweils in der gültigen Version.
Die Schichtleitung gewinnt Zeit, der Mitarbeiter lernt die Dokumente kennen, mit denen er arbeitet, und die QM-Leitung sieht an wiederkehrenden Fragen, wo Vorgaben unklar formuliert sind. Ergänzend sorgt das Schulungsmanagement dafür, dass die wichtigsten Dokumente auch nachweisbar geschult sind.
Sicherheit und Datenschutz
Der Wissensassistent arbeitet innerhalb Ihres Arbeitsbereichs und respektiert die Zugriffsrechte jedes Dokuments. Dokumente werden für die semantische Suche indexiert; nur Berechtigte erhalten Antworten aus ihnen. KI-Aktionen unterliegen Berechtigungen, werden über Credits abgerechnet und sind als KI-Ergebnis gekennzeichnet. Welche Dienstleister für KI-Funktionen eingesetzt werden, beschreibt die Datenschutzerklärung.
Für Unternehmen, die KI-Systeme selbst nach dem EU AI Act oder ISO 42001 steuern müssen, lässt sich der Assistent im KI-Register erfassen – inklusive Zweck, Rolle und Risikostufe.
Was sich im Alltag ändert
- Weniger Rückfragen an QM, weil Mitarbeitende selbst nachschlagen können.
- Mehr Nutzung der Dokumente, weil die Antwort direkt zum richtigen Abschnitt führt.
- Schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeitender, die sich ohne Vorwissen im System zurechtfinden.
- Bessere Audits, weil Mitarbeitende Vorgaben kennen und zeigen können, wo sie stehen.
- Lücken werden sichtbar: Findet der Assistent keine Antwort, fehlt vielleicht eine Regelung – ein Hinweis für die Gap-Analyse.
Tipps für gute Antworten
- Fragen Sie konkret: „Wie lange bewahren wir Prüfprotokolle der Endkontrolle auf?“ statt „Aufbewahrung?“.
- Prüfen Sie bei wichtigen Entscheidungen immer die zitierte Stelle im Dokument.
- Pflegen Sie klare Dokumenttitel und Abschnittsüberschriften – davon profitieren Suche und Antworten.
- Kommt eine falsche oder veraltete Antwort, ist oft das Dokument unklar formuliert: ein guter Anlass für eine neue Version.
Häufige Fragen
Wie schnell sind neue Dokumente im Assistenten verfügbar?
Neue und geänderte Dokumente werden nach der Freigabe indexiert und stehen danach für Fragen zur Verfügung. Archivierte Versionen werden aus den Antworten ausgeschlossen.
Woher kennt der Assistent die Antworten?
Ausschließlich aus Dokumenten Ihres Arbeitsbereichs, auf die Sie Zugriff haben, und nur aus deren aktuell freigegebenen Versionen. Die Quellen werden unter jeder Antwort genannt.
Kann der Assistent vertrauliche Dokumente anderer Abteilungen preisgeben?
Nein. Er nutzt nur Dokumente, die die fragende Person selbst öffnen darf.
Was passiert, wenn keine passende Stelle gefunden wird?
Der Assistent weist darauf hin, statt eine Antwort zu erfinden. Das ist oft ein Hinweis auf eine fehlende Regelung.
Ist die Antwort verbindlich?
Verbindlich ist das zitierte, freigegebene Dokument. Die Antwort ist eine Zusammenfassung, die Ihnen den Weg dorthin zeigt.
In welchen Sprachen funktioniert der Assistent?
Auf Deutsch und Englisch. Fragen und Dokumente können dabei in unterschiedlichen Sprachen vorliegen.
Was kostet die Nutzung?
Fragen verbrauchen Credits aus Ihrem Kontingent. In der kostenlosen Testphase sind bis zu 50 Anfragen enthalten.
Wie sollten QM-Teams Antworten fachlich prüfen und Wissenslücken behandeln?
Behandeln Sie eine KI-Antwort als Wegweiser, nicht als neue Vorgabe. Öffnen Sie die zitierte, freigegebene Version und prüfen Sie, ob Abschnitt, Geltungsbereich und Bedingungen tatsächlich zur Frage passen. Bei sicherheits- oder qualitätskritischen Entscheidungen sollte die zuständige Rolle den vollständigen Zusammenhang lesen, statt einen einzelnen Satz zu übernehmen. Wenn keine belastbare Quelle erscheint, notieren Sie die offene Frage und klären Sie, ob eine Regel fehlt, schwer auffindbar ist oder anders formuliert werden muss. Ergänzen Sie nicht einfach eine informelle Antwort im Chat als Prozessregel. Eine genehmigte Dokumentänderung hält die Lösung nachvollziehbar und für alle zugänglich. Wiederkehrende Suchfragen können dem QM-Team zeigen, welche Inhalte präziser benannt oder geschult werden sollten.