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Die Bausteine
- Prozesslandkarte: zeigt Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse und wie sie zusammenhängen.
- Prozessverantwortliche: eine Person je Prozess, die für Ergebnis und Verbesserung zuständig ist.
- Eingaben und Ergebnisse: was in einen Prozess hineingeht und was herauskommt, auch an Schnittstellen zu anderen Prozessen.
- Kriterien und Kennzahlen: woran man erkennt, dass der Prozess wirksam ist.
- Risiken und Chancen: was den Prozess gefährden oder verbessern kann.
Eine kompakte Methode, alle Bausteine eines Prozesses auf einer Seite zu beschreiben, ist das Turtle-Diagramm.
Ein Beispiel
Der Kernprozess „Auftrag bis Lieferung“ beginnt mit der Kundenanfrage und endet mit der Lieferung. Er berührt Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Fertigung und Versand. Abteilungsdenken optimiert jeden Bereich für sich; der prozessorientierte Ansatz fragt, wie lange der ganze Durchlauf dauert und wo Informationen an Schnittstellen verloren gehen. Ein Prozessverantwortlicher sieht das Ganze und steuert über Kennzahlen wie Durchlaufzeit und Liefertreue.
Typische Fehler
- Die Prozesslandkarte bildet das Organigramm ab statt die Wertschöpfung.
- Zu viele, zu kleine Prozesse, die niemand mehr überblickt.
- Prozesse ohne Kennzahlen, sodass ihre Wirksamkeit nicht bewertet werden kann.
- Schnittstellen sind beschrieben, aber niemand ist für sie verantwortlich.
Warum sich der Ansatz lohnt
Die meisten Fehler entstehen nicht in einem Bereich, sondern an Übergaben: unvollständige Aufträge vom Vertrieb, fehlende Informationen für den Einkauf, unklare Prüfvorgaben für die Fertigung. Der prozessorientierte Ansatz macht diese Übergaben sichtbar und verantwortlich. Er hilft außerdem, Ressourcen dort einzusetzen, wo sie für das Gesamtergebnis am meisten bewirken.
In docxpert umsetzen
Im Prozessmanagement legen Sie Prozesse mit Verantwortlichen an und verknüpfen sie mit den zugehörigen Dokumenten. Die Vorlage „Prozesslandkarte & Wechselwirkungen“ aus der Vorlagenbibliothek hilft bei der Beschreibung. Über die Rückverfolgbarkeit sehen Sie, welche Normanforderungen ein Prozess abdeckt.
Häufige Fragen
Wie viele Prozesse sollte ein KMU haben?
Häufig reichen zehn bis zwanzig Prozesse. Entscheidend ist, dass jeder Prozess einen Verantwortlichen und messbare Kriterien hat.
Muss ich jeden Prozess beschreiben?
ISO 9001 verlangt dokumentierte Information, soweit sie für den Betrieb der Prozesse nötig ist. Nicht jeder Prozess braucht eine ausführliche Verfahrensanweisung.
Was ist der Unterschied zwischen Prozess und Verfahren?
Ein Prozess beschreibt, was mit welchem Ergebnis passiert. Ein Verfahren beschreibt die festgelegte Art und Weise, einen Prozess oder eine Tätigkeit auszuführen.
Wie hängt der prozessorientierte Ansatz mit PDCA zusammen?
Jeder Prozess wird nach dem [PDCA-Zyklus](content:term-pdca) geplant, betrieben, bewertet und verbessert.