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Die vier Phasen
| Phase | Leitfrage | Typische Tätigkeiten |
|---|---|---|
| Plan | Was wollen wir erreichen und wie? | Problem oder Ziel beschreiben, Ursachen analysieren, Maßnahmen und Messgrößen festlegen |
| Do | Setzen wir den Plan um? | Maßnahme umsetzen, oft zuerst im kleinen Rahmen oder als Pilot |
| Check | Hat es gewirkt? | Ergebnisse messen, mit dem Ziel vergleichen, Abweichungen verstehen |
| Act | Was folgt daraus? | Bei Erfolg standardisieren, sonst anpassen und einen neuen Zyklus starten |
Der Zyklus endet nicht. Was in „Act“ zum neuen Standard wird, ist die Ausgangslage für den nächsten Durchlauf. So entsteht schrittweise Verbesserung statt einmaliger Projekte. Kleine, schnelle Zyklen sind dabei oft wirksamer als ein großer Plan, der erst nach Monaten überprüft wird.
PDCA in den ISO-Normen
Die gemeinsame Grundstruktur der Managementsystemnormen bildet den Zyklus ab: Kapitel 4 bis 6 beschreiben die Planung, Kapitel 7 und 8 Unterstützung und Betrieb, Kapitel 9 die Bewertung der Leistung und Kapitel 10 die Verbesserung. Wer ISO 9001, ISO 14001 oder ISO 27001 einführt, arbeitet deshalb immer auch nach PDCA, ob er es so nennt oder nicht.
Auch im Kleinen taucht der Zyklus auf, etwa bei einer Korrekturmaßnahme: Ursache analysieren und Maßnahme planen, umsetzen, Wirksamkeit prüfen, Ergebnis in Anweisungen übernehmen.
Ein Beispiel
- 1
Plan
Ein Versandteam stellt fest, dass 4 % der Lieferungen falsch kommissioniert sind. Ziel: unter 1 % in drei Monaten. Ursache: ähnliche Artikelnummern liegen nebeneinander. Maßnahme: Lagerplätze umsortieren und Scanner-Prüfung einführen.
- 2
Do
Die Maßnahme wird zuerst in einem Lagerbereich umgesetzt.
- 3
Check
Nach sechs Wochen liegt die Fehlerquote in diesem Bereich bei 0,8 %, in den anderen weiter bei 4 %.
- 4
Act
Die Umsortierung wird auf alle Bereiche übertragen, die Arbeitsanweisung angepasst und das Team geschult.
Typische Fehler
- Direkt mit „Do“ beginnen, ohne Ziel und Messgröße festzulegen. Dann lässt sich „Check“ nicht durchführen.
- Nach „Do“ aufhören, weil die Maßnahme erledigt ist. Ob sie gewirkt hat, bleibt offen.
- „Act“ vergessen: Die Verbesserung wird nicht in Anweisungen übernommen und geht wieder verloren.
PDCA in docxpert
Im CAPA-Management bildet der Ablauf von Ursachenanalyse über Maßnahmen bis zur Wirksamkeitsprüfung den Zyklus ab. Das Ergebnis übernehmen Sie über das Änderungsmanagement in gelenkte Dokumente und belegen mit Lesebestätigung oder Schulung, dass das Team die neue Fassung kennt.
Häufige Fragen
Ist PDCA dasselbe wie KVP?
Nicht ganz. Der [KVP](content:term-continual-improvement) ist die Haltung, ständig zu verbessern; PDCA ist die Methode, mit der jeder einzelne Verbesserungsschritt strukturiert wird.
Was ist der Unterschied zwischen PDCA und PDSA?
Deming sprach später von „Study“ statt „Check“, um zu betonen, dass Ergebnisse verstanden und nicht nur kontrolliert werden sollen. Inhaltlich ist der Ablauf gleich.
Verlangt ISO 9001 PDCA ausdrücklich?
Die Norm beschreibt den Zyklus in der Einleitung als Grundlage des prozessorientierten Ansatzes. Eine bestimmte Dokumentation des Zyklus verlangt sie nicht.
Wie lange dauert ein PDCA-Zyklus?
Das hängt vom Thema ab: von wenigen Tagen bei einer kleinen Prozessänderung bis zu einem Jahr bei strategischen Zielen, die in der Managementbewertung geprüft werden.