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Warum der prozessorientierte Ansatz zählt
ISO 9001 fordert in Kapitel 4.4, die für das Qualitätsmanagementsystem benötigten Prozesse zu bestimmen – mit Eingaben, Ergebnissen, Abfolge, Wechselwirkungen, Kriterien, Ressourcen, Verantwortlichkeiten, Risiken und Chancen. Auditoren prüfen heute nicht mehr Kapitel für Kapitel, sondern folgen Prozessen: Wie läuft ein Auftrag von der Anfrage bis zur Auslieferung, und welche Vorgaben gelten an jeder Stelle?
In vielen Unternehmen existiert dafür eine Prozesslandkarte als Grafik – getrennt von den Dokumenten, die die Prozesse regeln. Ändert sich ein Prozess, passen Grafik und Dokumente nicht mehr zusammen. docxpert verbindet beides: Jeder Prozess kennt seine Dokumente, und jedes Dokument kennt seinen Prozess.
Was das Prozessmanagement in docxpert kann
So bauen Sie Ihre Prozesslandschaft auf
- 1
Prozesse sammeln
Starten Sie mit zehn bis zwanzig Prozessen, gegliedert in Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozesse. Mehr Detail ist am Anfang selten hilfreich.
- 2
Verantwortliche festlegen
Jeder Prozess bekommt eine verantwortliche Person, die Ziele, Kennzahlen und Dokumente des Prozesses im Blick hat.
- 3
Normkapitel zuordnen
Ordnen Sie jedem Prozess die wichtigsten Normkapitel zu. So sehen Sie später, welche Anforderungen durch welchen Prozess erfüllt werden.
- 4
Dokumente verknüpfen
Verbinden Sie bestehende Dokumente mit den Prozessen. Prozesse ohne Dokumente sind Kandidaten für eine Lücke – oder brauchen bewusst keine Vorgabe.
- 5
Wechselwirkungen beschreiben
Halten Sie fest, welche Ergebnisse ein Prozess an andere liefert. Die Prozesslandkarte aus der Vorlagenbibliothek bündelt diese Sicht in einem gelenkten Dokument.
Beispiel einer schlanken Prozesslandschaft
| Prozessart | Beispiele | Typische Normkapitel ISO 9001 |
|---|---|---|
| Führungsprozesse | Strategie und Ziele, Managementbewertung, interne Audits | 5, 6, 9.2, 9.3 |
| Kernprozesse | Vertrieb und Auftragsklärung, Entwicklung, Einkauf, Produktion, Versand | 8.2, 8.3, 8.4, 8.5, 8.6 |
| Unterstützungsprozesse | Personal und Schulung, Infrastruktur und Wartung, Dokumentenlenkung, IT | 7.1, 7.2, 7.5 |
| Verbesserung | Reklamationen, Abweichungen, Korrekturmaßnahmen | 8.7, 10.2 |
Was in einen guten Prozesssteckbrief gehört
Ein Prozesssteckbrief beantwortet auf einer Seite die Fragen, die ISO 9001 in Kapitel 4.4 stellt. Er ist die ideale Ergänzung zur Prozessbeschreibung in docxpert und lässt sich als gelenktes Dokument mit dem Prozess verknüpfen:
- Zweck und Ergebnis: Wofür gibt es den Prozess, was liefert er an wen?
- Auslöser und Eingaben: Was startet den Prozess, welche Informationen und Materialien braucht er?
- Ablauf in Hauptschritten: fünf bis zehn Schritte, Details stehen in den verknüpften Anweisungen.
- Verantwortlichkeiten: Prozessverantwortliche Person und beteiligte Rollen.
- Kennzahlen und Ziele: zum Beispiel Durchlaufzeit, Fehlerquote oder Termintreue, mit Zielwert.
- Risiken und Chancen: die wichtigsten Risiken mit Maßnahmen.
- Schnittstellen: Vorgänger- und Nachfolgeprozesse.
Prozesse auditieren statt Kapitel abhaken
Mit einer klaren Prozesslandschaft planen Sie interne Audits entlang der Prozesse. Die Auditorin nimmt den Prozesssteckbrief und die verknüpften Dokumente als Vorgabe, verfolgt einen echten Vorgang – etwa einen Kundenauftrag – und prüft an jedem Schritt die Nachweise. Feststellungen werden als CAPA erfasst und dem Prozess zugeordnet. So sehen Sie über die Zeit, welche Prozesse stabil laufen und wo es immer wieder hakt. Mehr dazu im Ratgeber internes Audit.
Normbezug
| Norm | Anforderung | Umsetzung |
|---|---|---|
| ISO 9001:2015, 4.4 | Prozesse bestimmen, mit Eingaben, Ergebnissen, Verantwortlichkeiten und dokumentierter Information | Prozesse mit Kapitel, Verantwortlichen und verknüpften Dokumenten |
| ISO 9001:2015, 5.3 | Verantwortlichkeiten und Befugnisse zuweisen | Prozessverantwortliche je Prozess |
| ISO 13485:2016, 4.1.2 | Prozesse bestimmen und risikobasiert steuern | Prozessbeschreibung mit Bezug zu Risiko- und Dokumentenlenkung |
| ISO 14001 / 45001, 4.4 | Managementsystem mit Prozessen und Wechselwirkungen | Gemeinsame Prozesslandschaft im integrierten Managementsystem |
Was das Prozessmanagement bewusst nicht ist
docxpert ist kein Werkzeug zur grafischen Prozessmodellierung nach BPMN. Der Schwerpunkt liegt darauf, Prozesse mit Verantwortlichen, Normanforderungen und gelenkten Dokumenten zu verbinden. Ablaufdiagramme können Sie als Bestandteil eines Dokuments pflegen. Für die meisten KMU ist diese Kombination aus Beschreibung, Verantwortung und Dokumentenbezug genau das, was das Managementsystem braucht – ohne Modellierungsschulung.
Häufige Fragen
Wer sollte Prozessverantwortliche/r sein?
Eine Person mit fachlicher Kompetenz und Entscheidungsbefugnis für den Prozess, meist eine Führungskraft des Bereichs, der den größten Teil des Prozesses ausführt.
Wie viele Prozesse sollte ein KMU beschreiben?
Meist genügen zehn bis zwanzig Prozesse. Wichtiger als die Anzahl ist, dass Verantwortliche, Ergebnisse und zugehörige Dokumente klar sind.
Brauche ich eine grafische Prozesslandkarte?
Die Norm fordert keine Grafik, aber eine Übersicht über Prozesse und Wechselwirkungen hilft im Audit. Die Vorlage „Prozesslandkarte und Wechselwirkungen“ deckt das als gelenktes Dokument ab.
Kann ein Dokument zu mehreren Prozessen gehören?
Ja. Ein Dokument wie die Lenkung dokumentierter Information kann mit mehreren Prozessen verknüpft werden.
Wie hängen Prozesse und Audits zusammen?
Interne Audits werden oft nach Prozessen geplant. Die verknüpften Dokumente sind die Vorgaben, gegen die im Audit geprüft wird.
Unterstützt docxpert BPMN?
Nein, eine BPMN-Modellierung ist nicht enthalten. docxpert konzentriert sich auf Prozessbeschreibung, Verantwortung und Verknüpfung mit Dokumenten und Normanforderungen.
Kann ich Prozesse aus einer Vorlage übernehmen?
Die Vorlage für Prozesslandkarte und Wechselwirkungen liefert eine Struktur mit typischen Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen, die Sie anpassen.