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Worum es bei der Dokumentenlenkung geht
Dokumentenlenkung stellt sicher, dass Mitarbeitende immer mit der richtigen, freigegebenen Fassung arbeiten und dass Nachweise unverändert und auffindbar bleiben. ISO 9001 spricht von dokumentierter Information, die entweder *aufrechterhalten* (Vorgabedokumente wie Verfahrensanweisungen) oder *aufbewahrt* (Aufzeichnungen wie Prüfprotokolle) wird.
Die Norm schreibt kein bestimmtes System vor. Entscheidend ist, dass Kennzeichnung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung und Aufbewahrung geregelt und nachweisbar sind. Hintergründe finden Sie im Ratgeber Lenkung dokumentierter Information.
Prüfpunkte
Erstellen und Kennzeichnen (7.5.2)
Prüfen und Freigeben
Verteilen und Verfügbarkeit (7.5.3.1)
Ändern und Versionieren (7.5.3.2)
Veraltete Dokumente
Aufzeichnungen und Aufbewahrung
Wirksamkeit im Alltag
Was eine digitale Lösung übernimmt
Viele Prüfpunkte erledigen sich mit einer QM-Software fast von selbst: Versionen entstehen automatisch, Freigaben sind mit Person und Zeitpunkt protokolliert, veraltete Fassungen werden archiviert und neue Versionen gezielt verteilt. In docxpert gehören dazu Freigabe-Workflows, Versionsverwaltung mit Vergleich und ein fälschungssicherer Audit-Trail.
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Häufige Fragen
Muss ich ein QM-Handbuch haben?
Nein. Seit ISO 9001:2015 ist ein QM-Handbuch nicht mehr gefordert. Viele Unternehmen behalten es trotzdem als Überblick über das System.
Reicht eine Ablage auf einem Netzlaufwerk?
Grundsätzlich ja, wenn Freigabe, Versionierung, Zugriffsrechte und Schutz vor veralteten Fassungen zuverlässig geregelt sind. In der Praxis scheitert es oft an Kopien und fehlenden Freigabenachweisen.
Wie oft sollten Dokumente überprüft werden?
Die Norm nennt keine Frist. Üblich sind ein bis drei Jahre, abhängig vom Risiko. Wichtig ist, dass das Intervall festgelegt ist und eingehalten wird.