QM Software Auswahl: so finden Sie das passende System

Warum eine QM-Software?

Viele Unternehmen starten ihr Managementsystem mit Office-Dokumenten auf einem Netzlaufwerk. Das funktioniert eine Weile – bis Versionen durcheinandergeraten, Freigaben per E-Mail nicht mehr nachvollziehbar sind, Schulungsnachweise in Tabellen veralten und die Auditvorbereitung Wochen dauert. Eine QM-Software bündelt Dokumente, Abläufe und Nachweise und macht sie auditfähig.

Schritt 1: Anforderungen sammeln

Beginnen Sie nicht mit Anbietern, sondern mit Ihren Anforderungen. Sammeln Sie diese mit den späteren Nutzerinnen und Nutzern – Qualitätsmanagement, Fachbereiche, IT, Datenschutz – und unterscheiden Sie zwischen Muss- und Kann-Kriterien.

• Normen und Regelwerke: Welche Normen müssen abgebildet werden – heute und in drei Jahren?
• Funktionen: Dokumentenlenkung, Freigaben, Schulungen, CAPA, Abweichungen, Audits, Risiken, Lieferanten?
• Nutzerkreis: Wie viele Personen arbeiten aktiv im System, wie viele lesen nur?
• Sprachen und Standorte: Mehrsprachigkeit, mehrere Standorte, Zeitzonen?
• Integration: Single Sign-on, Übernahme bestehender Dokumente, Schnittstellen zu ERP oder HR?
• Regulatorik: Validierung, elektronische Signaturen, Datenhaltung in der EU?

Schritt 2: Bewertungskriterien festlegen

Passen Sie die Gewichtung an Ihre Situation an und legen Sie sie fest, bevor Sie die ersten Anbieter ansehen – sonst beeinflusst die überzeugendste Demo nachträglich die Kriterien. Für ein kleines Unternehmen ohne IT-Abteilung wiegen Bedienbarkeit und Einführungsaufwand schwerer, für einen Medizinproduktehersteller Validierbarkeit und Audit-Trail.

Beispiel: eine einfache Bewertungsmatrix

Bewerten Sie jedes Kriterium auf einer Skala von 1 bis 5, möglichst durch mehrere Personen unabhängig voneinander. Die gewichtete Summe ist eine Entscheidungshilfe, kein Automatismus: Ein K.-o.-Kriterium – etwa fehlende Datenhaltung in der EU – schließt einen Anbieter unabhängig von der Punktzahl aus.

Schritt 3: Den Markt sichten

Der Markt reicht von einfachen Dokumentenablagen über branchenspezifische eQMS bis zu umfangreichen Suiten für Konzerne. Grenzen Sie die Auswahl früh auf drei bis fünf Anbieter ein, die Ihre Muss-Kriterien erfüllen. Hilfreich sind Vergleichsseiten, Referenzen aus der eigenen Branche und Gespräche mit Unternehmen ähnlicher Größe.

Schritt 4: Die richtigen Fragen an Anbieter

• Können Sie unseren konkreten Ablauf – etwa Freigabe einer Arbeitsanweisung mit Schulung – live zeigen?
• Wie übernehmen wir unsere bestehenden Dokumente, und wie lange dauert das?
• Wo werden die Daten gespeichert, und wer hat Zugriff? Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
• Wie wird die Software weiterentwickelt, und wie erfahren wir von Änderungen?
• Welche Kosten entstehen über drei Jahre einschließlich Einführung, Schulung und Support?
• Wie kommen wir wieder an unsere Daten, wenn wir den Vertrag beenden?
• Gibt es Referenzkunden in unserer Branche und Größe?

Die vollständige Liste mit über 60 Prüfpunkten finden Sie in der Checkliste QM-Software-Auswahl.

Schritt 5: Im Alltag testen

Eine Demo zeigt, was der Anbieter zeigen möchte. Ein Test mit Ihren eigenen Abläufen zeigt, wie die Software im Alltag funktioniert. Definieren Sie drei bis fünf typische Szenarien und lassen Sie sie von echten Nutzerinnen und Nutzern durchspielen – nicht nur vom QM-Team:

1. 1

   Dokument erstellen und freigeben

   Eine Arbeitsanweisung aus einer Vorlage erstellen, prüfen lassen, freigeben und verteilen.

2. 2

   Schulung zuweisen und absolvieren

   Neue Version einer Gruppe zuweisen, als Mitarbeitende lesen und bestätigen.

3. 3

   Abweichung und CAPA

   Eine Abweichung erfassen, Ursache analysieren, Maßnahme verfolgen.

4. 4

   Auditvorbereitung

   Nachweise für ein Normkapitel zusammenstellen.

5. 5

   Suchen und finden

   Als gelegentliche Nutzerin ein bestimmtes Dokument finden.

Schritt 6: Die Gesamtkosten betrachten

Vergleichen Sie die Gesamtkosten über mindestens drei Jahre. Eine günstige Lizenz mit hohem Einführungs- und Pflegeaufwand ist am Ende oft teurer als ein höherer Preis mit schnellem Start.

Schritt 7: Einführung planen

• Klein starten: Mit einem Bereich oder einer Funktion beginnen, etwa Dokumentenlenkung, und schrittweise erweitern.
• Bestand bereinigen: Nur gültige Dokumente übernehmen; die Migration ist eine Chance zum Aufräumen.
• Key User benennen: Ansprechpersonen in jedem Bereich beschleunigen die Akzeptanz.
• Kommunizieren: Erklären, warum das neue System kommt und was es den Mitarbeitenden bringt.
• Altes System abschalten: Parallelbetrieb so kurz wie möglich halten, sonst bleibt alles beim Alten.

Typische Fehler bei der Auswahl

• Funktionslisten statt Abläufe vergleichen: Ein Häkchen bei „CAPA“ sagt nichts darüber, wie gut der Ablauf funktioniert.
• Nur das QM-Team entscheidet: Wenn Fachbereiche die Software nicht nutzen wollen, scheitert die Einführung.
• Zu groß einkaufen: Funktionen, die erst in fünf Jahren gebraucht werden, verteuern und verkomplizieren den Start.
• Migration unterschätzen: Die Übernahme bestehender Dokumente kostet oft mehr Zeit als die Konfiguration.
• Exit nicht klären: Ohne geregelten Datenexport entsteht eine teure Abhängigkeit.

docxpert im Auswahlprozess

docxpert richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die ein oder mehrere Managementsysteme ohne großen Einführungsaufwand betreiben wollen: Dokumentenlenkung mit Freigabe und Versionen, Schulungen mit Qualifikationsmatrix, CAPA und Abweichungen, Vorlagen für 20 Normen und Regelwerke, Gap-Analyse und KI-Unterstützung. Bestehende Dokumente übernehmen Sie per Import, auch aus SharePoint oder Google Drive. Testen Sie Ihre eigenen Szenarien in der 14-tägigen kostenlosen Testphase und vergleichen Sie die Preise.