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Warum Schulungsnachweise im Audit so oft auffallen
Fast jede Managementsystemnorm verlangt, dass Sie die nötige Kompetenz bestimmen, sicherstellen und nachweisen. In ISO 9001 ist das Kapitel 7.2, in ISO 13485 Kapitel 6.2, in ISO 45001 Kapitel 7.2. Auditoren prüfen dabei nicht nur Teilnahmelisten, sondern ob die richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtige Schulung hatten – und ob sie gewirkt hat.
Die häufigsten Lücken: Schulungen auf veraltete Dokumentversionen, fehlende Nachweise für neue Mitarbeitende, abgelaufene Pflichtunterweisungen und keine Wirksamkeitsprüfung. Mehr dazu im Ratgeber Wirksamkeit von Schulungen.
Prüfpunkte
Kompetenzanforderungen
Planung und Zuweisung
Durchführung und Nachweis
Fristen und Gültigkeit
Wirksamkeit
Auswertung
So hilft eine Schulungssoftware
Das Schulungsmanagement in docxpert weist Schulungen automatisch nach Abteilung, Rolle oder Person zu, erinnert vor der Frist, eskaliert Überfälliges an Führungskräfte und plant Nachschulungen, sobald ein Dokument eine neue Version erhält. Online-Quiz, Präsenztermine und externe Nachweise landen in einer Qualifikationsmatrix mit Export.
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Häufige Fragen
Wie lange müssen Schulungsnachweise aufbewahrt werden?
Die Normen nennen keine feste Frist. Bewahren Sie Nachweise mindestens so lange auf, wie die Person die Tätigkeit ausübt, plus einen Puffer für Audits und Haftungsfragen. In regulierten Branchen gelten oft längere gesetzliche Fristen.
Reicht eine Unterschrift auf der Teilnehmerliste?
Sie belegt die Teilnahme, nicht die Kompetenz. Ergänzen Sie für wichtige Schulungen einen Verständnistest oder eine Bewertung durch die Führungskraft.
Müssen auch Leiharbeitskräfte geschult werden?
Ja, wenn sie Tätigkeiten unter Ihrer Steuerung ausführen. Die Kompetenzanforderungen gelten für alle Personen, die für Sie arbeiten.