Question 1

Was ist docxpert.io?

Accepted Answer

docxpert.io ist eine KI-gestützte QMS-Software für ISO-zertifizierte Unternehmen. Wir bieten intelligente Dokumentenlenkung, automatische Compliance-Checks, Gap-Analysen und mehr für ISO 9001, ISO 13485, IATF 16949 und andere Normen.

Question 2

Für wen ist docxpert.io geeignet?

Accepted Answer

Für Unternehmen mit ISO 9001, ISO 13485, IATF 16949 oder anderen QM-Normen. Besonders geeignet für Medtech, Pharma, Automotive und produzierende Unternehmen mit 10-500 Mitarbeitern.

Question 3

Welche Normen werden unterstützt?

Accepted Answer

Die Plattform unterstützt Workflows für ISO 9001, ISO 13485, IATF 16949, ISO 14001, ISO 27001 und ISO 45001. KI-gestützte Gap-Analysen schlagen Zuordnungen vor; sie belegen weder ein Training auf einer bestimmten Norm noch deren Erfüllung.

Question 4

Ist docxpert.io cloud-basiert?

Accepted Answer

Ja, docxpert.io ist eine Cloud-SaaS-Lösung. Datenstandorte und externe KI-Verarbeitung unterscheiden sich je nach Dienst. Bitte beachten Sie die Datenschutzerklärung und fordern Sie aktuelle Vertragsangaben an, bevor Sie sich auf eine Standortzusage verlassen.

Question 5

Kann ich docxpert.io testen?

Accepted Answer

Ja, wir bieten eine 14-tägige kostenlose Testphase mit 300 Credits. Keine Kreditkarte erforderlich.

Question 6

Wie funktioniert die KI-Dokumentengenerierung?

Accepted Answer

Die KI analysiert Ihre Anforderungen und generiert strukturierte Dokumente basierend auf Templates und Ihrer Dokumentenbasis. Sie können per Wizard oder conversational Chat Dokumente erstellen.

Question 7

Sind KI-Ergebnisse für GxP oder ISO 13485 validiert?

Accepted Answer

Eine universelle regulatorische Validierung wird nicht behauptet. Modell- und Prompt-Versionen ermöglichen Rückverfolgbarkeit in unterstützten Abläufen, nicht reproduzierbare Antworten oder Freigabe für jeden regulierten Prozess. Menschliche Prüfung gibt es in bestimmten Dokument- und Freigabe-Workflows, nicht als Pflichtschritt für jede KI-Antwort. Die Organisation muss ihren Einsatzzweck validieren und folgenreiche Ergebnisse prüfen.

Question 8

Wie entsteht eine Gap- oder Abdeckungsquote?

Accepted Answer

Die Bewertung hängt von ausgewählten Anforderungen, einbezogenen Dokumenten, Zuordnungsmethode und Nachweisen zum Bewertungszeitpunkt ab. Fehlende Nachweise und KI-Vorschläge sind nicht mit bestätigter Konformität gleichzusetzen; Fachpersonen müssen Ausschlüsse, Nachweise und Befunde prüfen. Demo-Prozentwerte sind keine Zertifizierung.

Question 9

Was ist der Unterschied zwischen Review und Approval?

Accepted Answer

Review ist die fachliche Prüfung durch einen Experten. Approval ist die finale Freigabe durch eine autorisierte Person (z.B. QM-Leiter). Beide Schritte sind im Two-Step-Workflow enthalten.

Question 10

Wie sicher ist die Blockchain-Integration?

Accepted Answer

Optionales Stamping über Integritas/Minima.global kann bei konfigurierten, erfolgreich verarbeiteten Ereignissen einen zusätzlichen Integritätsnachweis liefern. Nicht jedes Ereignis wird gestempelt; Normkonformität oder Auditorenakzeptanz sind damit nicht garantiert.

Question 11

Kann ich CAPA-Vorgänge verwalten?

Accepted Answer

Ja, vollständiges CAPA-Management mit Root Cause Analysis (5-Why, Ishikawa), Maßnahmenplan, Wirksamkeitsprüfung und KPI-Tracking. ISO 13485, ISO 9001 und IATF 16949 konform.

Question 12

Wie funktioniert der Regulatory Radar?

Accepted Answer

Automatische Scanner überwachen täglich regulatorische Änderungen (EU MDR, FDA, SAHPRA, etc.). Bei relevanten Änderungen erhalten Sie eine E-Mail mit KI-Impact-Analyse.

Question 13

Was sind kontrollierte Kopien?

Accepted Answer

Gedruckte Dokumente mit eindeutigem QR-Code zur Verifizierung. Sie können Kopien widerrufen, Ablaufdaten setzen und alle Ausgaben im Audit-Trail nachverfolgen.

Question 14

Wie genau ist die Gap-Analyse?

Accepted Answer

Die KI erreicht eine Genauigkeit von ca. 85-90% beim Mapping von Dokumenten zu ISO-Anforderungen. Wir empfehlen eine manuelle Überprüfung kritischer Anforderungen.

Question 15

Kann ich Prozesse verwalten?

Accepted Answer

Ja, vollständiges Prozessmanagement mit Prozesslandkarte, ISO-Kapitel-Mapping, Prozessinhaber-Zuordnung und Dokumenten-Verknüpfung.

Question 16

Welcher Plan passt zu mir?

Accepted Answer

Die aktuelle Preisseite bietet Pay-as-you-go-Zugang (89 € Baseline pro Monat plus 125 € pro 1.000-Credits-Paket) sowie monatliche Credit-Pakete ohne Baseline-Gebühr: 5.000 Credits für 325 €, 10.000 für 600 €, 25.000 für 1.375 €, 35.000 für 1.750 € oder 50.000 für 2.250 €.

Question 17

Kann ich jederzeit upgraden?

Accepted Answer

Die öffentliche Preisseite zeigt Pay-as-you-go-Zugang und monatliche Credit-Pakete. Angaben zum Zeitpunkt eines Tarifwechsels oder zu anteiliger Abrechnung sind dort nicht enthalten. Bitte klären Sie Änderungen an einer bestehenden Vereinbarung vorab mit uns.

Question 18

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Accepted Answer

Ja. Die Testphase dauert 14 Tage und umfasst 300 Credits. Eine Kreditkarte ist nicht erforderlich. Einige Premium-Funktionen sind auf der Preisseite separat als Funktionen nach einem Upgrade aufgeführt.

Question 19

Was sind Credits?

Accepted Answer

Credits werden für KI-Funktionen verwendet. Laut aktueller Preisseite gibt es 1.000-Credits-Pakete für 125 € zum bedarfsgerechten Kauf sowie monatliche Credit-Pakete mit 5.000 bis 50.000 Credits. Der Credit-Verbrauch hängt von der jeweiligen Funktion ab.

Question 20

Gibt es Mengenrabatte?

Accepted Answer

Die öffentliche Preisseite nennt Festpreise für die dort aufgeführten monatlichen Credit-Pakete. Zusätzliche Mengenrabatte werden dort nicht angegeben.

Question 21

Welche Zahlungsmethoden werden akzeptiert?

Accepted Answer

Die akzeptierten Zahlungsmethoden sind auf der öffentlichen Preisseite nicht angegeben. Bitte erkundigen Sie sich vor dem Kauf nach den verfügbaren Zahlungsoptionen.

Question 22

Wo werden Daten gespeichert?

Accepted Answer

Eine pauschale EU-Residenz oder Zusage ohne Drittlandtransfer ist hier nicht belegt. Einzelheiten zu beteiligten Diensten stehen in der Datenschutzerklärung; aktuelle Anbieter- und Transferangaben bitte anfordern.

Question 23

Ist die Software DSGVO-konform?

Accepted Answer

Datenschutzmaßnahmen sind in der Datenschutzerklärung beschrieben. Daraus folgt keine pauschale Zertifizierungs- oder Rechtskonformitätsgarantie; aktuelle Vertrags- und Auditnachweise sollten individuell geprüft werden.

Question 24

Gibt es eine API?

Accepted Answer

Ja. Mit einem aktiven monatlichen Commitment-Paket ist der Zugang zur Kunden-REST-API ohne zusätzlichen API-Aufpreis enthalten. Aktionen, die Credits kosten, verbrauchen wie in der Anwendung regulär Credits. Die API unterstützt derzeit Dokument-Metadaten, Downloads, Entwürfe und Prüfungsanfragen; Freigaben und Signaturen erfolgen weiterhin durch Personen in der Anwendung.

Question 25

Welche Browser werden unterstützt?

Accepted Answer

Chrome, Firefox, Safari, Edge (jeweils aktuelle Versionen und eine Version zurück). Die App ist responsive und funktioniert auf Desktop, Tablet und Smartphone.

Question 26

Gibt es eine Mobile App?

Accepted Answer

Die Web-App ist vollständig responsive und funktioniert auf allen Geräten. Eine native Mobile App ist für 2026 geplant.

Question 27

Wie funktioniert das Backup?

Accepted Answer

Automatische tägliche Backups mit 30-Tage-Aufbewahrung. Point-in-Time-Recovery möglich. Backups werden verschlüsselt in separatem Rechenzentrum gespeichert.

Question 28

Welche Sicherheitsmaßnahmen gibt es?

Accepted Answer

SSL/TLS-Verschlüsselung, Multi-Tenant-Isolation, rollenbasierte Zugriffskontrolle, 2FA, regelmäßige Penetration-Tests, SOC 2 Type II Zertifizierung in Vorbereitung.

Question 29

Wie lange dauert die Implementierung?

Accepted Answer

Basis-Setup in 1 Tag (Tenant-Erstellung, User-Anlage). Vollständiges Onboarding mit Dokumenten-Import und Schulung 1-2 Wochen.

Question 30

Benötige ich einen Berater?

Accepted Answer

Nein, die Software ist self-service mit intuitiver Benutzeroberfläche. Optional bieten wir Onboarding-Support und Schulungen an.

Question 31

Gibt es Schulungen?

Accepted Answer

Ja, umfangreiche Video-Tutorials, Dokumentation und optionale Live-Schulungen (Remote oder vor Ort). Auch Webinare für neue Features.

Question 32

Kann ich Daten importieren?

Accepted Answer

Sie können Dokumentdateien hochladen. Mandanteninhaber können Dokument-Metadaten als CSV mit Vorschau und Fehlerprüfung importieren; dabei entstehen neue Entwürfe ohne Datei. Eine Übernahme aus Altsystemen und unterstützte Dateiformate müssen im Einzelfall geprüft werden.

Question 33

Gibt es Support?

Accepted Answer

Ja, E-Mail-Support (Antwort innerhalb 24h), Chat-Support (Mo-Fr 9-17 Uhr) und für Enterprise-Kunden auch Telefon-Support und dedizierter Customer Success Manager.

Question 34

Kann ich meine Daten exportieren?

Accepted Answer

Mandanteninhaber können den Dokumentbestand mit Versionen, Metadaten und zugehörigen Dateien als ZIP mit JSON-Manifest exportieren. Einzelne PDF-Exporte sind separat verfügbar. Andere QMS-Daten und ein vollständiger Mandantenexport sind darin nicht enthalten.

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