> Informationen zu Datenverarbeitung, externen KI-Anbietern, Schutzmaßnahmen und offenen Fragen zu Standorten und Aufbewahrung. Source: [https://docxpert.io/de/privacy](https://docxpert.io/de/privacy) # Datenschutzerklärung Stand: Datenschutzinformationen Verarbeitung und anwendbare Anforderungen individuell prüfen Verschlüsselung Schutz bei Übertragung und Speicherung; kein Schutz vor allen Risiken Anbieterinformationen Aktuelle Standorte und Unterauftragsverarbeiter anfordern Volle Transparenz Jederzeit Auskunft über Ihre Daten ## 1\. Verantwortlicher Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist: docxpert.io Linn 15 5225 Bözberg Schweiz E-Mail: contact \[@\] docxpert.io ## 2\. Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten ### 2.1 Arten der verarbeiteten Daten Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten: - Bestandsdaten (Name, E-Mail-Adresse, Unternehmensname) - Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer) - Nutzungsdaten (Zugriffszeiten, besuchte Seiten, IP-Adresse) - Inhaltsdaten (hochgeladene Dokumente, Texteingaben) - Vertragsdaten (Tarifwahl, Zahlungsinformationen) - Technische Daten (Browser, Gerätetyp, Betriebssystem) ### 2.2 Zwecke der Datenverarbeitung Ihre Daten werden zu folgenden Zwecken verarbeitet: - Bereitstellung und Betrieb der Plattform - Erstellung und Verwaltung von Nutzerkonten - Durchführung von Verträgen und Abrechnung - Kundenservice und Support - Verbesserung und Weiterentwicklung der Plattform - Sicherstellung der IT-Sicherheit - Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten ## 3\. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen: - Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Verarbeitung zur Erfüllung des Nutzungsvertrags - Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): Wenn Sie uns ausdrücklich Ihre Einwilligung erteilt haben - Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Gewährleistung der IT-Sicherheit, Verbesserung unseres Services - Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Meldepflichten ## 4\. Weitergabe von Daten an Dritte ### 4.1 Hosting und Infrastruktur Infrastruktur und Datenstandorte hängen von den eingesetzten Diensten ab. Ein ausschließlicher Standort in der Schweiz oder EU, eine Zertifizierung oder pauschale Residenzgarantie ist durch diesen öffentlichen Text nicht belegt; aktuelle Hosting- und Unterauftragsverarbeiterangaben bitte vor Beschaffung anfordern. ### 4.2 KI-Dienste (OpenAI) KI-Chat/Completions nutzen OpenAI-Modelle über einen Replit-AI-Integrations-Proxy; Embeddings für die semantische Suche laufen bei entsprechender Konfiguration über eine separate direkte OpenAI-API-Verbindung. Dokumentabschnitte und Vektoren werden für die Suche in Qdrant indexiert. Dabei können verarbeitet werden: - Dokumentinhalte oder ausgewählte Abschnitte für Analyse und Embeddings; gefundene Abschnitte können als Chat-Kontext übermittelt werden - Nutzereingaben und ausgewählter Kontext für Chat und Assistenz Dies sind getrennte Verarbeitungspfade. Dieser Text belegt weder Verarbeitungsregionen oder Unterauftragsverarbeiter noch Trainingsausschluss, Null-Aufbewahrung oder Zertifizierung des Proxys und der Anbieter. Aktuelle Verträge, Einstellungen und Aufbewahrungsfristen sind für den konkreten Einsatz zu prüfen. ### 4.3 Zahlungsdienstleister Für die Zahlungsabwicklung arbeiten wir mit zertifizierten Zahlungsdienstleistern zusammen, die PCI-DSS-konform sind. Wir speichern keine Kreditkartendaten auf unseren Servern. ### 4.4 Blockchain-Dienste (optional) Bei Nutzung der optionalen Blockchain-Audit-Funktion werden Hash-Werte von Audit-Events an die Minima.global Blockchain übermittelt. Es werden keine personenbezogenen Daten in die Blockchain geschrieben. ## 5\. Datensicherheit Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, Verlust, Zerstörung oder den Zugriff unberechtigter Personen zu schützen: - SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen - Verschlüsselte Datenspeicherung (Encryption at Rest) - Regelmäßige Sicherheitsupdates und Penetrationstests - Zugriffskontrolle und Authentifizierung (Multi-Faktor-Authentifizierung) - Mandantentrennung auf Datenbank- und Storage-Ebene - Regelmäßige Backups mit geografischer Redundanz - Protokollierung und Monitoring sicherheitsrelevanter Ereignisse ## 6\. Speicherdauer Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen: - Nutzerdaten: Für die Dauer der Vertragsbeziehung plus 30 Tage nach Vertragsende - Vertragsdaten: 10 Jahre gemäß handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen - Audit-Logs: 7 Jahre zur Erfüllung von Compliance-Anforderungen - Marketing-Daten: Bis zum Widerruf der Einwilligung ## 7\. Ihre Rechte als betroffene Person Sie haben folgende Rechte bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten: - Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten Daten verlangen - Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen - Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen - Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO): Sie können die Einschränkung der Verarbeitung verlangen - Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO): Sie können Ihre Daten in einem strukturierten Format erhalten - Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen - Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Sie können erteilte Einwilligungen jederzeit widerrufen Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: contact \[@\] docxpert.io Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. ## 8\. Cookies und Tracking Für die Funktion der Plattform verwenden wir technisch notwendige Cookies. Optionale Google-Analytics-Messung erfolgt ausschließlich nach Ihrer Einwilligung: - Session-Cookies für die Authentifizierung - Cookies für die Sprachauswahl - Cookies für Sicherheitsfeatures (CSRF-Schutz) Optional verwenden wir Google Analytics 4 zur Messung öffentlicher Seiten und ausgewählter App-Nutzung. Ohne Zustimmung wird das Google-Tag nicht geladen. Google verarbeitet dabei pseudonyme technische Kennungen und kann Daten außerhalb der Schweiz und des EWR, insbesondere in den USA, verarbeiten. Wir übertragen keine Namen, E-Mail-Adressen, Dokumentinhalte oder internen Benutzer-, Mandanten- und Dokument-IDs; Seitenpfade werden bereinigt und Suchparameter sowie Verweis-URLs nicht übertragen. Ihre Entscheidung wird für bis zu 180 Tage lokal gespeichert und kann jederzeit über „Datenschutz-Einstellungen“ geändert werden. Ein Widerruf stoppt weitere Messung, löscht aber nicht automatisch bereits erhobene Daten. Interne betriebliche Auswertungen bleiben davon getrennt. ## 9\. Internationale Datentransfers Externe KI-Verarbeitung kann internationale Transfers umfassen. Standorte und anwendbare Schutzmaßnahmen müssen anhand aktueller Anbieter- und Vertragsunterlagen geprüft werden; ein einheitlicher Standort oder pauschaler Transfermechanismus wird hier nicht zugesichert. Mögliche Prüfgegenstände sind: - Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) - Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 DSGVO - Zusätzlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen ## 10\. Änderungen dieser Datenschutzerklärung Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unserer Dienste anzupassen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt Ihres Besuchs abrufbare Fassung. ## Kontakt Datenschutz Bei Fragen zum Datenschutz können Sie uns kontaktieren unter: docxpert.io Datenschutz Linn 15 5225 Bözberg Schweiz E-Mail: contact \[@\] docxpert.io