> Checkliste Dokumentenlenkung: 30 Prüfpunkte zu Erstellung, Freigabe, Verteilung, Änderung und Aufbewahrung nach ISO 9001 Kapitel 7.5 – online und als PDF. Source: [https://docxpert.io/de/checklisten/dokumentenlenkung](https://docxpert.io/de/checklisten/dokumentenlenkung) # Checkliste Dokumentenlenkung nach ISO 9001 7.5 Als PDF speichern Druckfertige Version mit Ankreuzfeldern. [PDF anfordern](https://docxpert.io/de/checklisten/dokumentenlenkung#download) ## Worum es bei der Dokumentenlenkung geht Dokumentenlenkung stellt sicher, dass Mitarbeitende immer mit der richtigen, freigegebenen Fassung arbeiten und dass Nachweise unverändert und auffindbar bleiben. ISO 9001 spricht von **dokumentierter Information**, die entweder \*aufrechterhalten\* (Vorgabedokumente wie Verfahrensanweisungen) oder \*aufbewahrt\* (Aufzeichnungen wie Prüfprotokolle) wird. Die Norm schreibt kein bestimmtes System vor. Entscheidend ist, dass Kennzeichnung, Prüfung, Freigabe, Verteilung, Änderung und Aufbewahrung geregelt und nachweisbar sind. Hintergründe finden Sie im Ratgeber [Lenkung dokumentierter Information](https://docxpert.io/de/ratgeber/lenkung-dokumentierter-information). ## Prüfpunkte ### Erstellen und Kennzeichnen (7.5.2) - Jedes Dokument hat einen eindeutigen Titel, eine Nummer und einen Versionsstand. - Verantwortliche Person bzw. Ersteller ist erkennbar. - Gültigkeitsbeginn oder Freigabedatum ist angegeben. - Es gibt einheitliche Vorlagen mit festem Aufbau (Zweck, Geltungsbereich, Ablauf, Verantwortlichkeiten). - Sprache und Format passen zur Zielgruppe, z. B. Arbeitsanweisungen mit Bildern für die Fertigung. ### Prüfen und Freigeben - Vor der Freigabe prüft eine fachlich geeignete Person Inhalt und Angemessenheit. - Prüfung und Freigabe sind mit Person, Datum und Ergebnis nachweisbar. - Für kritische Dokumente gilt das Vier-Augen-Prinzip (Prüfer und Freigeber getrennt). - Es ist festgelegt, wer welche Dokumentarten freigeben darf. ### Verteilen und Verfügbarkeit (7.5.3.1) - Gültige Dokumente sind am Einsatzort verfügbar, auch in der Produktion oder unterwegs. - Betroffene Mitarbeitende werden über neue oder geänderte Dokumente informiert. - Die Kenntnisnahme wichtiger Dokumente ist nachweisbar (z. B. per [Lesebestätigung](https://docxpert.io/de/features/read-acknowledgement)). - Zugriffsrechte sind geregelt: Wer darf lesen, wer darf ändern? - Externe Dokumente (Normen, Kundenvorgaben, Gesetze) sind gekennzeichnet und ihr Stand wird überwacht. ### Ändern und Versionieren (7.5.3.2) - Änderungen erzeugen eine neue Version; der alte Stand bleibt nachvollziehbar. - Der Grund der Änderung ist dokumentiert. - Änderungen werden erneut geprüft und freigegeben. - Was sich geändert hat, ist für Lesende erkennbar (Änderungsvermerk oder Vergleich). - Dokumente werden in festgelegten Abständen auf Aktualität überprüft (Revisionszyklus). ### Veraltete Dokumente - Ungültige Versionen sind gegen unbeabsichtigte Verwendung geschützt. - Ausdrucke sind als gelenkt oder ungelenkt gekennzeichnet; gelenkte Kopien sind prüfbar. - Zurückgezogene Dokumente werden aktiv eingesammelt oder gesperrt, und Betroffene werden informiert. - Archivierte Versionen sind für Nachweiszwecke weiterhin auffindbar. ### Aufzeichnungen und Aufbewahrung - Für jede Art von Aufzeichnung ist die Aufbewahrungsfrist festgelegt. - Aufzeichnungen sind gegen Veränderung geschützt (z. B. Schreibschutz, Audit-Trail). - Datensicherung und Wiederherstellung sind geregelt und getestet. - Die Vernichtung nach Fristablauf ist geregelt und datenschutzkonform. - Gesetzliche Fristen (z. B. Medizinprodukte, Steuerrecht) sind berücksichtigt. ### Wirksamkeit im Alltag - Stichprobe: Am Arbeitsplatz hängen nur gültige Versionen. - Stichprobe: Mitarbeitende finden das richtige Dokument in unter einer Minute. ## Was eine digitale Lösung übernimmt Viele Prüfpunkte erledigen sich mit einer QM-Software fast von selbst: Versionen entstehen automatisch, Freigaben sind mit Person und Zeitpunkt protokolliert, veraltete Fassungen werden archiviert und neue Versionen gezielt verteilt. In docxpert gehören dazu [Freigabe-Workflows](https://docxpert.io/de/features/approval-workflows), [Versionsverwaltung](https://docxpert.io/de/features/version-control) mit Vergleich und ein fälschungssicherer [Audit-Trail](https://docxpert.io/de/features/blockchain-audit). ## Checkliste als PDF herunterladen Druckfertig mit Ankreuzfeldern – ideal für Ihr nächstes Audit oder Teammeeting. Kostenlos, wir senden Ihnen den Link auch per E-Mail. ## Häufige Fragen Muss ich ein QM-Handbuch haben? Nein. Seit ISO 9001:2015 ist ein QM-Handbuch nicht mehr gefordert. Viele Unternehmen behalten es trotzdem als Überblick über das System. Reicht eine Ablage auf einem Netzlaufwerk? Grundsätzlich ja, wenn Freigabe, Versionierung, Zugriffsrechte und Schutz vor veralteten Fassungen zuverlässig geregelt sind. In der Praxis scheitert es oft an Kopien und fehlenden Freigabenachweisen. Wie oft sollten Dokumente überprüft werden? Die Norm nennt keine Frist. Üblich sind ein bis drei Jahre, abhängig vom Risiko. Wichtig ist, dass das Intervall festgelegt ist und eingehalten wird. ## Weiterlesen [Lenkung dokumentierter InformationWas ISO 9001 Kapitel 7.5 wirklich verlangt – und wie Sie es schlank umsetzen.Mehr erfahren](https://docxpert.io/de/ratgeber/lenkung-dokumentierter-information) [DokumentenlenkungGelenkte Dokumente mit Status, Gültigkeit, Revisionszyklus und Zugriffsrechten – normkonform nach ISO 9001 7.5.Mehr erfahren](https://docxpert.io/de/features/document-management) [Prüfung & FreigabeEin- und zweistufige Freigaben mit Regeln je Dokumenttyp, Vertretung und lückenlosem Nachweis.Mehr erfahren](https://docxpert.io/de/features/approval-workflows) [Checkliste internes Audit ISO 9001Auditfragen zu allen Kapiteln 4 bis 10 – zum Abhaken und als PDF.Mehr erfahren](https://docxpert.io/de/checklisten/iso-9001-internes-audit) ## docxpert 14 Tage kostenlos testen Dokumentenlenkung, Freigaben, Schulungen und Nachweise in einer Plattform – mit deutschen und englischen Vorlagen für über zehn Normen. 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